#1 Definiera bevakningens innehåll
Bra mediebevakning innehåller bara omnämnanden som är relevanta och därför är det viktigt att vara vass på att definiera vad er bevakning ska omfatta.
Vad ska bevakas och vilka insikter vill ni få? Vem i organisationen har behov av att känna till vad som sägs och skrivs i media? (Mer om detta i nästa tips.)
Kanske tänker du att det krävs en komplett sökordslista med varje tänkbart ord och begrepp som kan dyka upp i medierna? Det behöver inte alls vara så komplicerat eller tidskrävande: Börja med att skapa en överblick av vad som är relevant för dig och din organisation, gärna i form av en punktlista med rubriker och korta beskrivningar.
Våra experter gör om dina rubriker och beskrivningar till avancerade söksträngar som hittar relevanta omnämnanden och sorterar bort de irrelevanta.
Det är likadant med mediebevakning som med sökningar i en sökmotor; det är skillnad på träffarna du får om du söker på “ekonomi” och på “ekonomi i samband med adoption”. Det är kontexten och sökordets “sällskap” som gör skillnad.
Exempel på klassiska, "enkla" sökord:
- Adoptera
- Ekonomi
- Barn
- Förälder
Söksträng med bättre träffsäkerhet:
- Adoption i den politiska debatten
- Privatekonomin som krävs för att adoptera
- Relationen mellan adopterade barn och föräldrar
Mediebevakning – vägen till insikt. Hur mediebevakning och insikt i mediedata skapar värde för hela din organisation.
När du väl bestämt innehållet för din mediebevakning är det dags att fundera över vilka medier som ska bevakas.
Det är vanligt att ha en bevakning av alla mediekanaler, från papperstidningar, teve och radio till webb, podcasts och sociala medier. Ofta är det de lite mindre webbmedierna som är först med en “story” och därför är det viktigt att få med också dem i sin bevakning.
Exempel: Daglig mediebevakning i en kommun
Kommunen fokuserar på de olika förvaltningarna i sin mediebevakning. Pressteamet har en mediebevakning som rapporterar om omnämnanden av kommunchefen, kommunen och samtliga förvaltningar.
Förvaltningarna har en annan specifikation för sin bevakning. Den innehåller omnämnanden av kommunchefen, kommunen och den aktuella förvaltningen. De har även en bevakning av förvaltningens specifika fokusområde inom kommunen.
Lokala medier skriver sällan ut kommunens eller förvaltningarnas namn i sina artiklar. Det innebär att det ofta finns omnämnanden som handlar om kommunen utan att namnen finns med. Därför skulle mycket som skrivs och sägs missas om namnen var de enda sökorden. För att fånga upp allt relevant innehåll söker deras mediebevakning på orterna i kommunen tillsammans med fokusområdet för den aktuella förvaltningen.
På det viset anpassas mediebevakningen för varje grupp av användare så att leveransen av omnämnanden blir så exakt och korrekt som möjligt.
#2 Anpassa bevakningen för olika avdelningar
Mediebevakning är relevant för många fler än bara PR- och kommunikationsavdelningen.
Därför är det en god idé att lägga upp er mediebevakning på ett sätt som snabbt och enkelt ger hela organisationen en bra överblick.
Förra exemplet visade hur du kan differentiera innehållet för att matcha bevakningen med behovet hos olika avdelningar.
Pressteamet kan till exempel få alla omnämnanden, ledningen bara ett urval och produktchefer omnämnanden som gäller deras produkter och konkurrenternas motsvarigheter.
Det är också viktigt att fundera över tidpunkt och frekvens för din mediebevakning. Har du mest nytta av en daglig översikt? Vill du få kännedom om nya omnämnanden löpande under dagen? Hela dygnet runt? Ska ledningen få en sammanställning av de viktigaste nyheterna varje vecka? Vill även produktcheferna ha det?
Mediabevakning i olika format inom telekomindustrin
Ett företag inom telekomindustrin får sin mediebevakning i flera olika former och tidsintervall.
Det dagliga e-postmeddelandet – vilket flera olika mottagare får – innehåller förstasidesnyheter och omnämnanden av varumärken, konkurrenter och branschen. Men företaget får också nyheter från koncernen direkt på sitt intranät.
En gång i veckan får styrelsen och ledningen ett nyhetsbrev med de tio största nyheterna och en sammanfattning på engelska. Slutligen får pressteamet löpande mediebevakning för att förbereda sig inför eventuella krissituationer.
Exempel: Mediebevakning i olika format inom telekom
Ett företag i telekomindustrin får sin mediebevakning i flera olika format och med olika tidsintervall.
Det dagliga e-postmeddelandet, som går ut till olika mottagare, innehåller förstasidesnyheter och omnämnanden av varumärken, konkurrenter och branschen. Men företaget får också koncernnyheter direkt till sitt intranät.
En gång i veckan får styrelsen och ledningen ett nyhetsbrev med de tio största nyheterna och en sammanfattning på engelska. Dessutom får pressteamet löpande mediebevakning för att vara förberedda vid eventuella krissituationer.
Så skapar mediebevakning och medieanalys en överblick och insikter för Postkodlotteriet
#3 Ge din leverantör feedback
Bra mediebevakning sitter sällan som en smäck från dag ett, utan blir bättre allteftersom du ger löpande feedback till din leverantör.
Under de första veckorna efter att bevakningen lanserats är det särskilt viktigt att du ger feedback om innehåll som saknas eller känns irrelevant. Då kan din mediebevakning finjusteras för att ge mesta möjliga värde, så snart som möjligt.
Lägg lite krut på att informera kollegorna runt om i verksamheten om bevakningen så att de vet vad de får och varför. Och berätta för dem att det är viktigt att de kommer med feedback om vad de saknar eller gärna är utan.
#4 Använd dig av specialister
Bra mediebevakning får du från leverantörer som är specialister och har bred kompetens. De måste kunna ge tillförlitliga råd om vilka medier din organisation ska bevaka och de måste ha kunskap om upphovsrätt och säkerställa att din mediebevakning håller sig till reglerna.
För internationella bolag eller sådana som gör affärer med andra länder kan internationell mediebevakning vara enormt viktig för att ingenting ska missas, inte ens material som ligger bakom en betalvägg.
De flesta verksamheter gör affärer på mer än en marknad och har målgruppsprofiler med olika mediekonsumtion.
Därför är det viktigt att mediebevakningen bygger på både bred och djup bevakning av medier, hela vägen från print, webb och teve till radio, podcast och sociala medier.
Många vill bevaka och förstå specifika frågor inom vissa branscher eller teman/ämnen (t ex.hållbarhet). Här gäller det att leverantören har specialister med hög kompetens inom datavetenskap och medieanalys som kan behandla datan på ett sätt som ger dig djupare insikter.
Med detta sagt så är det de avancerade söksträngarna som avgör kvaliteten på din mediebevakning. Och som vi tidigare nämnt styrs bra mediebevakning av rätt sökord i rätt kontext och “sällskap”.
På Infomedia har vi ett helt team av experter inom sökteknik och -algoritmer som sätter ihop komplexa sökspråk och ser till att innehållet som når din inkorg är relevant och ger nytta.
Ska du ge dig ut och leta efter leverantör av mediebevakning? Ha då som grundkrav att den du väljer ska erbjuda ett team med erfarna specialister som är vassa på att skapa söksträngar.
#5 Mediebevakning kräver underhåll
Din mediebevakning är dynamisk och måste underhållas för att fortsätta vara korrekt och relevant. Den behöver uppdateras om du t ex. lanserar en ny kampanj eller produkt, eller om nya nyckelpersoner kommer in i organisationen. Händelser i omvärlden påverkar också behovet och utformningen.
Din mediebevakning utgår från de ord som du har matat den med och därför måste alla viktiga förändringar som görs i verksamheten snabbt föras över till bevakningen.
Utse en person som ansvarar för att mediebevakningen alltid är uppdaterad, och gör feedback till leverantören om saknade eller överflödiga omnämnanden till en återkommande rutin i er organisation. Det lönar sig!
Vill du höra mer om vår medietäckning och verktyg för mediebevakning?
Läs också
Vill du veta mer om vår mediabevakning?
Låt oss diskutera era utmaningar och möjligheter när det gäller mediabevakning, omvärldsbevakning, analyser och optimering av era kommunikationsinsatser.
