När behöver du en kommunikationsplan?
Kommunikation är ett verktyg, inte ett mål i sig självt och därför bör du ha en tydlig uppfattning om vad syftet med kommunikationen är och hur du ska mäta resultaten. Det är ofta smart att jobba systematiskt med de viktigaste budskapen.
Här är några typiska exempel på situationer då du har nytta av en kommunikationsplan (eller åtminstone av att ha en mall):
- Vid lansering av nya produkter eller tjänster: Kommunikationsplanen kan dels hjälpa dig att planera och genomföra framgångsrika lanseringar, dels skapa kännedom och intresse för nytillskottet på marknaden.
- Vid kampanjer och särskilda evenemang: Kommunikationsplanen kan både effektivisera planeringen och höja kvaliteten på implementeringen av kampanjer, webbinarier och andra evenemang som din organisation vill genomföra.
- I hanteringen av kriser och mediestormar: Att kommunicera under en kris är en krävande uppgift som blir väsentligt enklare om du har en plan i förväg. För om du har en bra plan för kriskommunikation på plats kan du snabbt få ut korrekt kommunikation, minimera skadorna och återupprätta anseendet.
- Som en del av kommunikationsstrategin: Kommunikationsplanen är ett ramverk för långsiktig, strategisk kommunikation. Och det fina med en mall är att den kan plockas fram varje gång ett nytt, viktigt budskap behöver förmedlas. Det kan hjälpa dig att skapa god kommunikation och uppnå de övergripande affärsmålen.
Vad bör en kommunikationsplan innehålla?
En kommunikationsplan ska ge en enkel och tydlig översikt av vad som behöver kommuniceras till vem, var och hur. Syftet är att hjälpa dig och andra inblandade att få fram ert budskap och uppnå det övergripande målet med kommunikationen.
Du kan se kommunikationsplanen som en mall eller en grund som alltid kan användas, oavsett budskap och målgrupp. Följer du checklistan nedan har du en bra utgångspunkt för att nå dina kommunikationsmål.
En kommunikationsplan bör innehålla följande punkter:
1. Kommunikationsansvarig
Vem är ansvarig för att samordna marknadsförings- och kommunikationsaktiviteter, fatta beslut och se till att budskapen är håller samman och överensstämmer med organisationens övergripande mål?
2. Kommunikationens mål
Vad hoppas du uppnå med kommunikationsinitiativet? Dela gärna in i kortsiktiga och långsiktiga mål, och viktigast av allt, sätt upp mätbara mål – oavsett om det handlar om räckvidden på sociala medier, trafik till din webbshop, antalet nya medlemmar eller något annat som kan kvantifieras. Var tydlig så att dina kollegor vet vad de ska sträva mot.
3. Målgrupp
Vilka är mottagare? Att veta vem du kommunicerar med är viktigt för valet av tonalitet och språk, verktyg och kanaler. Ju mer specifik du kan vara, desto enklare blir kommande steg i kommunikationsprocessen. Ett exempel: I stället för att definiera målgruppen som ”Familjer med små barn i närområdet”, skriv ”Familjer med barn upp till 12 år bosatta i stadsdelen X”.
4. Budskap
Vad behöver du berätta för att uppnå ditt kommunikationsmål? Formulera ett kärnbudskap, se till att alla i teamet känner till det och använd det konsekvent som en röd tråd i alla kommunikationsinitiativ och kanaler. Men tänk på att även om kärnan i budskapet ska vara densamma så måste utformningen anpassas efter kanal, tillfälle och sammanhang; ett pressmeddelande behöver t ex ha en annan ton och struktur än ett inlägg på sociala medier.
5. Kanaler och medier
Hur kommer du i kontakt med din målgrupp? Är det med ett pressmeddelande, i sociala medier, på webbplatsen, genom att delta i en debatt, vara med på ett möte eller något helt annat? Fundera på var din målgrupp befinner sig, i vilken kanal de förväntar sig att få information och var de är mottagliga för det du försöker förmedla.
6. Avsändare/Talespersoner
Bestäm vem som ska vara budskapets avsändare. Välj någon som signalerar kompetens och trovärdighet. Var även tydlig med vart eventuella förfrågningar eller frågor ska hänvisas. Ibland är organisationen, och inte en enskild person, den bästa avsändaren. Då är det särskilt viktigt att definiera vem som ska följa upp en eventuell dialog.
7. Aktivitets- och tidsplan
Konkretisera vilka insatser som ska utföras och när de ska göras. Det ger en översikt som underlättar prioriteringsarbetet för de personer som har ansvaret och andra inblandade; vad är viktigast, vad tar mest tid och vilken deadline jobbar vi mot?
8. Kommunikationsmätning (KPI:er)
För att generera nya leads, stärka identitet och varumärke, skapa en känsla av gemenskap och delaktighet, avvärja en kris eller helt enkelt skapa engagemang, så bör du hålla koll på KPI:erna. Det ger dig möjlighet att mäta och dokumentera din framgång – och lära dig av erfarenheterna. Med ett digitalt verktyg för mediebevakning och social listening kan du kartlägga både engagemang och tonläge (t.ex. tonen i kommentarsfältet, hur tas budskapet emot?). Välj KPI:er som ligger i linje med er strategi och era kommunikationsmål (punkt 2).
Detta bör en kriskommunikationsplan innehålla
I en krissituation eller mediestorm ändras ”reglerna” för kommunikation avsevärt, eftersom budskap då uppfattas och tas emot annorlunda och ses i ett annat ljus än normalt.
När du hanterar en kris i redaktionella och/eller sociala medier bör du ha en speciell plan för kriskommunikation. Ett gott råd är att ta fram den innan krisen inträffar – det ger dig värdefull tid när du behöver den som allra mest.
Syftet med en plan för kriskommunikation är att veta hur du ska hantera oförutsedda händelser som kan skapa negativ publicitet och påverka organisationens anseende negativt. Att ha planen redo innan du behöver den kan hjälpa dig att skademinimera, bibehålla anseendet och återupprätta förtroendet snabbt och effektivt.
Ett exempel:
Om du arbetar på ett företag som tillverkar en produkt som kräver miljöfarliga kemikalier i produktionsprocessen, finns det en viss risk för negativ uppmärksamhet i media. Att identifiera tänkbara reaktioner hjälper dig att ligga steget före med färdiga argument och en plan för hur organisationen ska bemöta negativ publicitet.
En kriskommunikationsplan bör innehålla:
1. Ert kristeam
Vem ska navigera organisationen genom krisen? Den grupp som definieras som kristeam bör ansvara för att involvera rätt personer och säkra rätt kompetens/expertis. Det behöver utses en ledare för teamet, någon som har överblick och samordnar arbetet. Det är vanligt att verksamhetens VD, andra med ledarroller, HR och kommunikationsrådgivare ingår i kristeamet. Bestäm vilka som ska ansvara för de olika kontaktpunkterna, exempelvis press- och mediehantering, kundtjänst, sociala medier etc. Skapa gärna en intern chattgrupp (via Teams, Slack, Skype etc.) där ni snabbt kan nå varandra.
2. Målgruppen och intressenter
Identifiera vilka grupper som berörs av situationen och på vilket sätt. Olika intressenter kan ha olika behov, av information, tonalitet och kanaler. Fundera också över vilka frågor de kan tänkas ställa och förbered ett Q&A-dokument med svar. Det hjälper er att ge snabba och konsekventa svar.
3. Budskap och avsändare
Utgå från det förberedande arbetet i punkt 2 när ni definierar era kärnbudskap och hur dessa ska kommuniceras (i ett pressmeddelande, via e-post, i sociala medier, etc.). Välj kanal baserat på ifall målgruppen är extern eller intern och bestäm vem som ska vara budskapets avsändare – er talesperson.
4. Tidsram
Kriskommunikation kräver att man följer utvecklingen noggrant och är redo att agera snabbt när det behövs, så rensa din kalender och var flexibel. Att ha en lösning för mediebevakning och social listening med varningar och analyser i realtid, ger dig en stor fördel när du ska hantera en kris.
5. Mätning av effekt/påverkan
Att mäta effekten av kriskommunikation kan vara värdefullt både under pågående kris (för att justera) och efteråt (för att utvärdera och vara bättre förberedd nästa gång). Med ett mediebevakningsverktyg kan du kontinuerligt analysera medias bild av er organisation och se utvecklingen över tid.
Förbättra precisionen med en mall för er kommunikationsplan
Kort sagt: En kommunikationsplan kan hjälpa dig att uppnå dina kommunikationsmål, skapa kontinuitet och att nå ut till din målgrupp på ett effektivt sätt. Planen ska ge alla inblandade en enkel översikt över vad som behöver kommuniceras, till vem, var och hur.
Genom att ta hänsyn till kommunikationsmål och KPI:er, målgrupper, kanaler och budskap får du ett strukturerat upplägg för ert kommunikationsarbete och säkerställer att budskapen är väl genomtänkta och relevanta.
Eftersom vi gärna vill ge dig ett försprång och underlätta ditt arbete, har vi lagt upp vår mall för nedladdning här. Plocka hem och använd den så slipper du återuppfinna hjulet varje gång du behöver få ut ett budskap.
Läs också
Vill du veta mer?
Tveka inte att höra av dig så hjälper vi dig.
