När behöver du en kommunikationsplan?
Kommunikation är ett verktyg, och inte ett mål i sig självt. Därför bör du ha en tydlig uppfattning om vad syftet med kommunikationen är och hur du ska mäta resultatet av din kommunikation. Därav kan det vara klokt att gå systematiskt till väga med de viktigaste budskapen.
Typiska situationer där du kan ha nytta av en kommunikationsplan (eller åtminstone en mall för en) är:
- Vid lansering av nya produkter eller tjänster: Kommunikationsplanen kan hjälpa dig att planera och genomföra framgångsrika lanseringar samt skapa kännedom och intresse för nyheterna ni erbjuder marknaden.
- Vid kampanjer och särskilda evenemang: Kommunikationsplanen kan både effektivisera och höja kvalitén på planeringen och implementeringen av kampanjer, webbinarier och andra arrangemang som organisationen vill genomföra.
- I hanteringen av kriser och mediestormar: Att utföra kriskommunikation är en krävande uppgift som kan underlättas avsevärt om du har skapat en plan i förväg. Med en god kriskommunikationsplan på plats kan du säkerställa snabb och korrekt kommunikation, skademinimera och återställa anseendet.
- Som en del av kommunikationsstrategin: En kommunikationsplan fungerar även som ett ramverk för långsiktig, strategisk kommunikation. Har du tillgång till en mall, kan den återanvändas varje gång ett nytt, viktigt budskap behöver förmedlas. Det kan hjälpa dig att skapa god kommunikation och uppnå de övergripande affärsmålen.
Ladda ner vår kommunikationsplanmall och håll ordning på era budskap
Vad bör en kommunikationsplan innehålla?
En kommunikationsplan ska ge en enkel överblick över vad som behöver kommuniceras samt till vem, var och hur. Syftet är att hjälpa dig och andra berörda parter att nå fram med ert budskap och nå det övergripande målen med kommunikationen.
Du kan se kommunikationsplanen som en mall eller ett exempel som kan användas oavsett vilket budskap som ska förmedlas eller till vem budskapet skall förmedlas. Följer du checklistan nedan har du en bra utgångspunkt för att nå dina kommunikationsmål.
En kommunikationsplan bör innehålla följande punkter:
1. Kommunikationsansvarig:
Personen som kommer att ansvara för att samordna marknadsförings- eller kommunikationsaktiviteter, fatta beslut och se till att budskapen är enhetliga och överensstämmer med organisationens övergripande mål.
2. Kommunikationens mål:
Vad ska uppnås med kommunikationsinitiativet? Dela gärna in detta i kortsiktiga och långsiktiga mål, men viktigast av allt, sätt upp mål som kan mätas – oavsett om det handlar om räckvidden på sociala medier, trafik till din webbutik, antalet nya medlemmar eller något annat som kan kvantifieras. Var tydlig, så att dina kollegor vet vad de strävar efter.
3. Målgrupp:
Vilka är dina mottagare? Att veta vem du kommunicerar till är viktigt för valet av ord, verktyg och kanaler. Ju mer specifik du kan vara, desto enklare blir nästa steg i kommunikationsprocessen. Exempel: I stället för ”Familjer med små barn i området”, skriv ”Familjer med barn upp till 12 år bosatta i stadsdelen”.
4. Budskap:
Vad behöver du säga för att uppnå kommunikationens mål? Formulera ett huvudbudskap som alla känner igen och använd det som en röd tråd i alla kommunikationsinitiativ och kanaler. Kom ihåg att även om kärnan i budskapet är densamma så bör utformningen anpassas efter den kanal eller det forum som ska användas. Exempelvis kräver ett pressmeddelande en något annorlunda ton och struktur än ett inlägg på sociala medier.
5. Kanaler och medier:
Hur får du kontakt med din målgrupp? Är det genom pressmeddelanden, i sociala medier, på webbplatsen, genom att delta i en debatt, i ett möte eller någon annanstans? Tänk över var din målgrupp befinner sig, var de förväntar sig att få information och var de är mottagliga för informationen du vill ge dem.
6. Avsändare/Talespersoner:
Avgör vem som ska leverera budskapet. Var även tydlig med vart eventuella förfrågningar eller frågor hänvisas till. Välj avsändare som visar prov på kompetens och trovärdighet. Det kan också vara så att företaget i sig är avsändaren, och då är det särskilt viktigt att definiera vem som ska följa upp en eventuell dialog.
7. Verksamhetsplan och tidsplan:
Gör det konkret vilka insatser som ska utföras samt när. Överblicken kommer att underlätta för de ansvariga och andra inblandade att prioritera arbetet utifrån angelägenhet, omfattning och deadlines.
8. Kommunikationsmätning (KPI:er):
Oavsett om det handlar om att generera nya leads, stärka identitet och varumärke, skapa gemenskap och en känsla av ägarskap, avvärja en kris eller helt enkelt skapa engagemang så bör du vara väl bekantad med dina KPI:er så att du kan mäta och dokumentera din framgång – och lära dig av dina erfarenheter. Med ett digitalt verktyg för mediebevakning och social listening kan du mäta både engagemang och sentiment (tonen i t.ex. kommentarsfält, hur tas budskapet emot?). Välj KPI:er som passar er strategi och ert kommunikationsmål (punkt 2).
Detta bör en kriskommunikationsplan innehålla
I en krissituation eller mediestorm ändras ”reglerna” för kommunikation avsevärt, eftersom budskap uppfattas och tas emot annorlunda och ses i ett annat ljus än vanligt.
När du hanterar en kris i redaktionella och/eller sociala medier bör du ha en separat kriskommunikationsplan. Ett gott råd är att skapa den innan krisen inträffar – då har du sparat dyrbar tid när du behöver den som mest.
Syftet med en kriskommunikationsplan är att hantera oförutsedda händelser som kan skapa negativ publicitet och påverka organisationens anseende negativt. Att ha planen redo innan du behöver den kan hjälpa dig att skademinimera, bevara anseendet och återställa förtroendet snabbt och effektivt.
Ett exempel:
Om du arbetar på ett företag som tillverkar en produkt som kräver miljöfarliga kemikalier i produktionsprocessen, finns det en viss risk för plötslig negativ uppmärksamhet i media. Genom att identifiera möjliga reaktioner från marknaden kan du ligga steget före med argument och planer för hur din organisation ska bemöta den negativa publiciteten.
En kriskommunikationsplan bör innehålla:
1. Kristeam
Vem ska navigera organisationen genom krisen? Gruppen du utser till kristeamet bör ansvara för att involvera rätt personer och innehålla rätt expertis. En person bör agera som ledare och hålla en överblick samt koordinera arbetet. Kristeam innehåller ofta Vd:n och andra ledningspersoner, HR och kommunikationsrådgivare. Bestäm vem som ska ansvara för olika kontaktpunkter, exempelvis press- och mediehantering, kundtjänst, sociala medier etc. Skapa också gärna en intern chattgrupp (via Teams, Slack, Skype etc.) där ni snabbt kan nå varandra.
2. Målgruppen och intressenter
Identifiera vilka grupper som berörs av situationen och hur. Olika intressenter kommer att ha olika behov av information, möjligen även i olika tonlägen och genom olika kanaler. Fundera också över vilka frågor som kan tänkas komma från dem och förbered ett Q&A-dokument med svar. Detta kommer att bidra till att säkerställa snabba, konsekventa svar.
3. Budskap och avsändare
Utifrån det förberedande arbetet i punkt 2, definiera huvudbudskapen samt hur dessa ska kommuniceras (i ett pressmeddelande, via e-post, sociala medier, etc.). Bestäm även vem som ska vara avsändaren av budskapet (talesperson).
4. Tidsram
Kriskommunikation kräver att man följer utvecklingen noggrant och är redo att agera snabbt när situationen kräver det, så rensa din kalender och var flexibel. Om du har en lösning för mediebevakning och social listening med varningar och analyser i realtid har du även en stor fördel när du ska hantera en kris.
5. Mätning av effekt/påverkan
Att mäta effekten av kriskommunikation kan vara användbart både under krisens skede (för att justera) och i tiden efter (för att utvärdera och vara bättre förberedd inför nästa kris). Med ett mediebevakningsverktyg kan du kontinuerligt analysera hur du avbildas i media och se utvecklingen över tid.
Öka precisionen med en kommunikationsplan
Kort sagt: En kommunikationsplan kan hjälpa dig att uppnå kommunikationsmål, bibehålla kontinuitet och effektivt nå ut till din målgrupp. Den ska ge alla inblandade en enkel överblick över vad som behöver kommuniceras samt till vem, var och hur.
Genom att ta hänsyn till kommunikationsmål och KPI:er, målgrupper, kanaler och budskap får du en strukturerad inställning till kommunikationsuppgiften och säkerställer att budskapen är väl genomtänkta och precisa. Använd denna mall , så slipper du återuppfinna hjulet varje gång du ska kommunicera ut ett nytt budskap.
Läs även
Så skapar du en god kommunikationsstrategi
Så skapar mediebevakning värde för hela organisationen
6 branscher – så skapar de värde med mediebevakning
Vill du veta mer?
Tveka inte att höra av dig så hjälper vi dig.
